ইমেইল হলো আসলে বর্তমানে ডিজিটাল কম্পিউটার দ্বারা প্রেরিত এবং গৃহীত বার্তা যা নেটওয়ার্কের মধ্যে দিয়ে কাজ করে থাকে। বর্তমানে অফিশিয়াল চিঠি চালাচালি যুগ অনেকটাই শেষের দিকে। এখন প্রত্যেকটা অফিসের সাথে প্রত্যেকটা অফিসের যে যোগাযোগ হয়ে থাকে সেটি অবশ্যই ইমেইলের মাধ্যমে। তাই আমাদেরকে অবশ্যই ইমেইল লেখার নিয়ম জানতে হবে।
অফিসিয়াল ছাড়াও দেখা যায় যে ব্যক্তিগতভাবে বিভিন্ন পর্যায়ে কোনো প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হলেও ইমেইলের প্রয়োজন রয়েছে। বিদেশি অথবা দেশি কোন ডাক্তারদের সঙ্গে আমরা যদি এ্যাপয়েন্টমেন্ট নিতে চাই তাহলে অবশ্যই সেই ডাক্তারের কাছে আমরা ইমেইল করে জানাতে পারি যে এই সময় থেকে এই সময়ের মধ্যে আপনার চিকিৎসা পত্র নিতে চাই। তখন সেখান থেকে অবশ্যই বা ওই প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে অবশ্যই ওই ডাক্তারের কোন সময় আপনাদেরকে দিয়ে দেওয়া হবে।
বর্তমান সময়ের প্রেক্ষাপটে দেখা যাচ্ছে এই কারণেই যে ইমেইল অবশ্যই একটি গ্রহণযোগ্য বা সময়োপযোগী বা যুগ উপযোগী যাই বলি না কেন একটি বিশেষ বিষয়। তাই হলে আমরা এখন দেখে নিতে পারবো যে ইন্টারনেটের সাহায্যে এক সিস্টেম থেকে অন্য সিস্টেমে বার্তা আদান-প্রদানের পদ্ধতিকেই সাধারণত ইংরেজি ভাষায় Electronic Mail বা সংক্ষেপে E-mail বলা হয়। তবে এই ইমেইলের বাংলা প্রতিশব্দ হিসেবে বলা যায় যে এটিকে ‘বৈদ্যুতিক চিঠি’এই শব্দবন্ধটি আমরা ব্যবহার করতে পারি।
রে টোমলিনসনকে বলা হয় ইমেইলের জনক। তিনি সত্তরের দশকে সর্বপ্রথম ARPANET-এর জন্য দুইটি কম্পিউটার সিস্টেমের মধ্যে যোগাযোগ ঘটান। কিন্তু প্রথম দিকে ইমেইলের ব্যবহার কেবলমাত্র একই কম্পিউটার ব্যবহারকারীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ ছিল। কিন্তু পরবর্তীতে এই একই কম্পিউটার ব্যবহারকারীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকলেও বর্তমান সময়ে এর সাহায্যে একাধিক প্রাপক এর কাছে একই সময় একই বার্তা পাঠানো যায়। তাই বর্তমানের এই সিস্টেমটি সকল ধরনের প্রতিষ্ঠান স্কুল কলেজ বা অন্যান্য কোন অফিস আদালত সকল ক্ষেত্রেই এই সিস্টেমটিকে গ্রহণ করেছেন তারা।
প্রাপক বিবেচনায় ইমেইলের ভিন্ন রকম হয়ে থাকে যেমন শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের শিক্ষকের কাছে কোন বিষয়ে আবেদন করতে হলে কিংবা অফিসের বসের কাছে যদি প্রজেক্ট জমা দিতে হয় তাহলে অবশ্যই ফরমাল ইমেইলের প্রয়োজন হয়। কিন্তু অন্যদিকে আবার আত্মীয়-স্বজনকে বন্ধুবান্ধবের কাছে যদি ইনফরমাল ইমেইলে যোগাযোগ হয় তাহলেও কোন সমস্যা নেই কারণ এই ধরনের ইনফরমাল ইমেইলের মাধ্যমে আমরা সব সময় যোগাযোগ করে থাকি।
কারণ বর্তমানে আর চিঠিপত্রের সেই যোগ আর নেই। এখন আমরা বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই এই ধরনের ইমেইলের মাধ্যমেই বিভিন্ন ধরনের বার্তা বা ইমেইল পাঠিয়ে সব ধরনের যোগাযোগ করে ফেলতে পারি। তাই এখন আপনারা যেহেতু আজকে আপনারা আমাদের এখানে এসেছেন যে একটি ইমেইল দিয়ে অনেকগুলো লেখা পাঠানো বা ফলাফল বুঝে নেওয়ার জন্য। তাহলে এতক্ষণের আলোচনা থেকে আপনারা এ বিষয়টি বুঝে নিতে পারলেন যে একই সময়ে অনেকগুলি ইমেইল একাধিক ব্যক্তি কাছে পাঠাতে পারবেন।
এখন আপনাদেরকে দেখাবো যে একটি ইমেইল পুরোপুরি ভাবে কিভাবে লিখতে হয়। একটা পারফেক্ট গেটিং ওপেনিং লাইন এবং ইমেইল বডি ক্লোজিং এবং শেষে সাইন আপ এই কয়টি বিষয় ফরমাল ইমেইলে থাকা বাধ্যতামূলক। পাশাপাশি কোন বিষয় নিয়ে ইমেইল লেখা আছে তা অবশ্যই সাবজেক্ট লাইনে উল্লেখ করতে হয়। সাবজেক্ট লাইন হবে সংক্ষিপ্ত এবং সহজ বোধগম্য। ইমেইলের শেষটা যেন মার্জিত ও আন্তরিক হয় সেদিকেও নজর রাখা প্রয়োজন।
সব মিলিয়ে বলা যায় যে ফরমাল ইমেইল হলো প্রফেশনাল যোগাযোগ মাধ্যম এবং এর গঠন একেবারেই সুনির্দিষ্ট। এই সুনির্দিষ্ট গঠনের বাইরে আপনি কখনো যেতে পারবেন না। এবং পরিষ্কার ভাষা ব্যবহারের কারণে ইমেইল ভালো হয়ে উঠতে পারে। তাহলে আপনারা দেখে নিতে পারলেন বিষয়টি কিভাবে করতে হবে আমাদের। তাহলে এ ধরনের বিভিন্ন তথ্য পাওয়ার জন্য আপনারা অবশ্যই আমাদের ওয়েবসাইট ভিজিট করে আমাদের সঙ্গে থাকতে পারেন।